Ne mettez pas votre société en danger à cause de factures impayées

Ne mettez pas votre société en danger à cause de factures impayées

Certaines études montrent que 9% des factures émises restent impayées. Mais d’autres indiquent aussi que 25% des indépendants qui feront faillite le feront à cause de factures impayées. Mais comment faire pour ne pas se laisser déborder ?

C’est un classique du genre : vous prestez des services ou fournissez des produits, vous rédigez une facture et celle-ci se fait oublier. Bien évidemment, comme vous êtes à fond dans votre business, vous faites d’autant moins attention que les montants sont petits. Mais si les petits ruisseaux font les grandes rivières, ils peuvent aussi créer de vraies catastrophes lorsque les montants s’additionnent.

Comment se prémunir de factures impayées ?

La première chose à faire pour être certain que toutes vos factures sont bel et bien payées est d’en assurer le suivi. Certes, votre comptable vous indiquera les manquements de paiement, mais cela arrive souvent trop tard pour pouvoir mettre en place une procédure de recouvrement réellement efficace.

Il suffit parfois d’un bon tableur pour être efficace. Vous pouvez ainsi y indiquer tous les montants facturés, y ajouter les dates d’échéance de chaque facture et, au fur et à mesure de leur paiement, indiquer qu’elles sont acquittées. En un coup d’œil, vous êtes ainsi en mesure de voir quelles sont les factures toujours ouvertes.

La facture n’est pas contestée

Si la facture n’est pas contestée, attendez quelques jours après la date d’échéance pour chercher à recouvrir votre facture. En effet, votre client peut avoir décidé de payer en toute dernière minute et les délais de transfert entre banques pourraient vous faire faire des démarches inutiles et commercialement hasardeuses. Il n’est, en effet, jamais bon de laisser entendre à un client de bonne foi qu’il serait un mauvais payeur.

Un rappel de facture ‘à l’amiable’

La première chose que vous puissiez faire est de contacter votre client, aimablement, parce qu’il arrive à tout le monde d’oublier, qu’il s’agit d’un malentendu… Soyez clair dans cette première communication. Si vous ne le faites pas par téléphone, envoyez un mail, mais assurez-vous que votre client sache qui vous êtes et ce que vous lui réclamez. Cela lui permettra éventuellement de faire les choses rapidement. Ce premier rappel est aussi une occasion de vous enquérir de la satisfaction de votre client. Une relation de confiance peut alors s’établir, voire se renforcer.

Si vous n’avez pas de réaction à votre premier rappel – que vous n’appellerez pas comme ça pour éviter que votre client se dise qu’il peut attendre les suivants – il est temps de serrer les vis. Vous pouvez alors envoyer un courrier ou un e-mail dans lequel vous indiquez que la facture est ouverte et que, dans le respect de vos conditions générales, qu’elle est arrivée à échéance. Le cas échéant, vous pouvez déjà mentionner que des intérêts de retard peuvent être ajoutés.

Le troisième rappel se fera par recommandé pour éviter toute tentative d’explication oiseuse laissant penser que les précédents rappels ne sont pas arrivés. Cette fois, il faut passer le simple stade de l’avertissement. Il est déjà possible d’appliquer des intérêts de retard.

Confiez votre facture impayée à un expert

Si vos propres rappels ne suffisent pas, vous pouvez enclencher la vitesse supérieure et faire appel à des professionnels qui s’emploieront, contre rémunération, à récupérer le montant de votre facture.

L’agence de recouvrement est ainsi une société qui a fait des différentes procédures son core-business. Ils vont poursuivre le dialogue avec le débiteur et vous demanderont de payer un pourcentage établi au préalable lorsque la facture sera finalement payée. Malheureusement, les agences de recouvrement n’ont que peu de moyens juridiques pour intervenir. En outre, si vous êtes en litige avec votre débiteur, évitez cette méthode. C’est un tribunal qui devra trancher.

L’huissier de justice pourra enclencher une procédure à l’amiable, mais aussi une procédure devant les tribunaux. On peut le comparer à une sorte de médiateur qui cherchera d’abord une solution à l’amiable avant de déployer une armada de démarches devant les cours et tribunaux.

Un avocat entamera sa mission par un courrier, espérant que celui-ci fera craindre des poursuites au débiteur. Mais c’est aussi lui qui pourra enclencher une procédure judiciaire et faire citer le débiteur devant le tribunal. Cela représente bien évidemment de nombreux frais, mais, dans le cas où vous avez gain de cause, ceux-ci seront à charge du débiteur. L’addition peut très vite être salée si l’on considère que ce genre de procédure entraînera des frais d’avocat et des frais de justice à ajouter à la créance, aux intérêts de retard…

Ne confondez pas recouvrement et factoring

Une dernière chose : le sujet n’est pas le factoring, mais il convient de bien différencier le factoring et le recouvrement. En effet, si le recouvrement cherche à récupérer des montants non payés, le factoring est une méthode permettant de ‘revendre’ ses factures à une société qui, moyennant un pourcentage, se chargera ensuite d’en assurer le paiement. L’avantage : votre facture, certes amputée d’un montant, vous est payée immédiatement. Mais nous reviendrons sur le sujet…

Vous avez des questions sur les conséquences financières de factures impayées ? Posez-les à Magecofi-Atecofi via son formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous guider vers une solution adaptée à vos besoins.

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